A través de Internet

Cada vez se está extendiendo a mayor velocidad el uso de certificados digitales para acceder a distintos servicios, tanto de la administración pública como de empresas privadas. Sin embargo, estos certificados también pueden utilizarse para firmar distintos tipos de documentos de manera electrónica, pudiendo llegar a tener esta firma el mismo valor que la firma manuscrita (por ej, en España esto sucede con los certificados del DNI-Electrónico y los emitidos por la FNMT).

Debido a ello, en los siguientes artículos de este blog iremos explicando la forma de firmar electrónicamente documentos, tanto mediante la creación de firmas invisibles como de firmas con rúbrica o "garabato" incluido. En el artículo de hoy explicaremos cómo firmar archivos PDF con el Adobe Acrobat, utilizando una firma invisible.

Requisito previo

Como es lógico, el requisito previo para poder firmar un documento es tener instalado en el PC el certificado digital con clave privada que se desea utilizar para la firma.

Firma invisible con Adobe Acrobat

- Paso 1: Abrir el documento PDF que se desea firmar.

- Paso 2: Seleccionar la opción de firmar, la cual se encuentra en el menú "Documento>Firmas digitales>Firmar este documento"

- Paso 3: Tras seleccionar la opción de firmar nos saldrá una ventana en la que debemos indicar el tipo de firma que deseamos crear. Para ello nos dará la opción de "Crear un nuevo campo de firma" o "Crear una nueva firma invisible". En este caso seleccionaremos la segunda opción (en próximas entradas explicaremos la primera opción)

- Paso 4: Tras seleccionar la firma invisible nos aparecerán en pantalla todos los certificados que tenemos instalados en nuestro PC. Deberemos elegir de la lista el que deseamos utilizar y dar a siguiente. Además, en caso de necesitar firmar numerosos documentos con este certificado nos da la opción de indicarle que en el futuro siempre queremos utilizar el mismo certificado.

- Paso 5: Introducir la contraseña de nuestro certificado. En este momento Adobe Acrobat se dispone a utilizar la clave privada de nuestro certificado para firmar el documento. Debido a ello, si dicha clave la tenemos protegida con una contraseña nos la pedirá. Este paso no saldrá si tenemos la clave privada sin proteger.

- Paso 6: Introducción de datos opcionales. Junto con la firma, Adobe Acrobat nos permite introducir la razón por la que firmamos el documento, el lugar desde el que firmamos y nuestros datos de contacto. Esta información es opcional, pero es importante destacar que si se introduce la podrá ver los destinatarios del documento.

- Paso 7: Guardar el documento firmado. Adobe Acrobat permite guardar el documento firmado sobrescribiendo el documento original ("Firmar y Guardar") o crear una copia del documento firmado manteniendo el original sin firmar ("Firmar y Guardar Como"). Tras seleccionar una de estas opciones ya tendremos el documento firmado.

Comprobación de las firmas

Para comprobar quién ha firmado un documento nos sirve tanto el Acrobat como el Acrobat Reader. En ambos casos tenemos que ir a una pestaña situada normalmente en el borde izquierdo de la ventana y denominada "Firmas" o "Signatures". Si la presionamos nos aparecerán todas las personas que han firmado el documento, pudiendo ver tanto los nombres de esas personas (o empresas) como el certificado asociado a la firma.

Otros artículos sobre el tema

- Firma electrónica con Acrobat (PDFs). Parte II. En este artículo se explica como poder realizar una firma electrónica visible en el propio documento, pudiendo incluir la rúbrica o garabato personal.

- Firma electrónica con Word. Artículo en el que se explica como crear y configurar una barra de botones en Word que nos permita firmar electrónicamente documentos .doc.