A través de Internet

En la Parte I de este artículo vimos como firmar electrónicamente un documento PDF incluyendo una firma invisible. En esta segunda parte veremos como incluir la firma en un campo visible, pudiendo añadir en dicho campo el dibujo de nuestra rúbrica o garabato. Para ello basta con seguir estos sencillos pasos:

Paso 1- Creación del fichero con el garabato de la firma

En caso de querer añadir el garabato o rúbrica manual al campo con nuestra firma lo primero que tendremos que hacer es pasar nuestra firma manuscrita a un formato digital. Para ello lo más fácil es coger una hoja en blanco, firmar en ella y posteriormente escanearla. Tras escanearla es conveniente recortar la imagen para que en ella aparezca solamente la firma (es decir, le quitamos la parte en blanco del folio escaneado)

Paso 2: Configuración de la apariencia de la firma en Acrobat

Una vez que tenemos el fichero tenemos que configurar lo que en Acrobat se denomina "Apariencia". Mediante este paso diremos que datos queremos que salgan en el campo de la firma, creando una "apariencia que utilizaremos posteriormente al firmar.

Para ello tenemos que abrir nuestro Acrobat Profesional e ir a la siguiente opción del menú: "Editar > Preferencias > Firmas (o Firmas Digitales)" . En esa pantalla veremos que hay un apartado denominado "Apariencias", pero estará vacío si previamente no habíamos configurado ninguna apariencia. Por tanto, damos a "Nueva" y nos saldrá una ventana en la que queremos especificar como será el campo de firma. En esta ventana tendremos que indicar que el fichero con el que deseamos firmar es el obtenido en el Paso 1, así como el resto de datos que contendrá nuestro campo de firma. Lo bueno es que la propia ventana nos muestra una previsualización de como quedará este campo, así que podemos juguetear lo que queramos poniendo y quitando campos antes de dar a aceptar (ojo, acordaros del título que le poneis a vuestra apariencia para poder localizarla fácilmente en el próximo paso)

Paso 3- Realizar la firma visible

Por último, una vez creado la apariencia la podemos utilizar fácilmente al firmar. Para ello simplemente hay que seguir los siguientes pasos (muy similares a los de la primera parte del artículo)

1- Abrir el documento PDF que se desea firmar y situarnos de tal forma que veamos en la pantalla la zona exacta donde queremos incluir nuestra firma.

2- Seleccionar la opción de firmar, la cual se encuentra en el menú "Documento>Firmas digitales>Firmar este documento"

3- Tras seleccionar la opción de firmar nos saldrá una ventana en la que debemos indicar el tipo de firma que deseamos crear. Para ello nos dará la opción de "Crear un nuevo campo de firma" o "Crear una nueva firma invisible". En este caso seleccionaremos la primera opción opción.

4- Tras seleccionar la opción de "Crear un nuevo campo de firma" tenemos que indicar en que lugar exactametne queremos crearla. Para ello simplemente hay que pinchar en la pantalla y arrastrar el ratón. En ese momento se irá dibujando un rectángulo en el que se incluirá nuestra firma. En el momento que este rectángulo se ajuste al hueco en el que queremos mostrar la firma soltaremos el ratón.

5- Tras soltar el ratón nos aparecerán en pantalla todos los certificados que tenemos instalados en nuestro PC. Deberemos elegir de la lista el que deseamos utilizar y dar a siguiente. Además, en caso de necesitar firmar numerosos documentos con este certificado nos da la opción de indicarle que en el futuro siempre queremos utilizar el mismo certificado.

6- Introducir la contraseña de nuestro certificado. En este momento Adobe Acrobat se dispone a utilizar la clave privada de nuestro certificado para firmar el documento. Debido a ello, si dicha clave la tenemos protegida con una contraseña nos la pedirá. Este paso no saldrá si tenemos la clave privada sin proteger.

7- Introducción de datos opcionales. Junto con la firma, Adobe Acrobat nos permite introducir la razón por la que firmamos el documento, el lugar desde el que firmamos y nuestros datos de contacto. Además, como estamos firmando mediante un campo visible nos deja elegir la apariencia que tendrá dicho campo, por tanto, si desplegamos la lista de esta opción deberá aparecerno el título dado a la "apariencia" creada en el Paso 2, la cual seleccionaremos.

- Paso 7: Guardar el documento firmado. Adobe Acrobat permite guardar el documento firmado sobrescribiendo el documento original ("Firmar y Guardar") o crear una copia del documento firmado manteniendo el original sin firmar ("Firmar y Guardar Como"). Tras seleccionar una de estas opciones ya tendremos el documento firmado. Si ahora nos fijamos en el lugar donde hemos indicado mediante el rectángulo aparecerán los datos e imagen que incluimos en la apariencia de nuestra firma.

Otros artículos sobre el tema

- Firma electrónica con Acrobat (PDFs). Parte I. Artículo en el que se explica como crear firmas invisibles con Acrobat, así como la forma de comprobar quién ha firmado un documento PDF.

- Firma electrónica con Word. Artículo en el que se explica como crear y configurar una barra de botones en Word que nos permita firmar electrónicamente documentos .doc.